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Wúru Analytics

Componentes y navegación para la gestión basada en datos

Javier Roberts avatar
Escrito por Javier Roberts
Actualizado hace más de 10 meses

¿Qué clientes acceden a este formato de tablero?

Estos tableros están disponibles para los clientes de Wúru Analytics.

¿Cómo solicito acceso?

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¿Cómo acceder a los tableros?

Se accede a los tableros desde el menú desplegado a la izquierda de la pantalla

Cada usuario tendrá acceso a la institución y sitio sobre el que se le hayan otorgado permisos en la creación

Si el usuario tuviera permisos sobre varios sitios de una misma institución, los mismos se desplegarán en la parte superior de la pantalla. En este caso, vemos que la selección de institución y sitio coincide con lo seleccionado en el menú principal

Navegación general de los tableros

En Wúru Analytics los filtros están dispuestos en todas las vistas de la siguiente manera:

  • Filtros operativos: margen izquierdo, en un bloque gris oscuro están todos los filtros operativos que permiten seleccionar distintos cortes de la información: área de servicio, cirujano, unidad productiva (quirófano), tipo de internación, turno.

    En el borde inferior de este bloque gris oscuro, se muestran las fechas de inicio/fin del período seleccionado.

  • Filtros de fecha: en la parte superior de la pantalla están las opciones para seleccionar distintos meses y años.

Uso de filtros

Seleccionar una opción clickeando sobre la misma: Esta selección libera toda selección anterior. En caso de necesitar seleccionar más de una opción (más de un quirófano, más de un mes, más de un año, etc) mantener presionada la tecla CTRL (control) del teclado y seleccionar todas las opciones deseadas en conjunto.

La información que muestra Wúru Analytics siempre cambiará en función de todos los filtros operativos y de fechas que estén seleccionados.

También, la información mostrada por Wúru Analytics sirve como filtros. Por ejemplo: si dentro de la visualización del volumen (más adelante) se clickea un cirujano particular, todos los indicadores mostrados corresponderán sólo a ese cirujano.

Y también aplica la opción de CTRL para seleccionar más de una variable, por ejemplo, para seleccionar un cirujano en conjunto con un único anestesista, hay que seleccionar el cirujano, y luego, presionando CTRL seleccionar el anestesista. En ese caso, Wúru Analytics mostrará toda la información de volumen de la pareja cirujano/anestesista seleccionada.

Es importante también destacar que la disponibilidad de la información depende en gran parte de que los datos estén disponibles desde su origen. Es posible que algunos gráficos se muestren en blanco, dependiendo si esa información se extrae de los datos fuente.

Wúru Analytics: Indicadores

Flujo Quirúrgico

Esta visualización muestra la página principal de indicadores asociados al flujo quirúrgico. Si un cliente tiene varias sedes, tendrá un selector para ver la información de todas las sedes juntas, o elegir una en específico.

Flujo Quirúrgico

El encabezado es común a todas las pantallas. El botón “volver” permite retornar a la pantalla anterior, mientras que a la derecha podemos ver la fecha de última carga de datos, el selector de período para filtrar el mes o rango de meses que se quiere visualizar, y el ícono de ayuda

Al presionar en ayuda, se generará una capa con cuadros de diálogo que ayudan a navegar la página. Haciendo click en cualquier parte de la pantalla se borran y se retorna a la pantalla principal, pero puede volverse a presionar cada vez que sea necesario ya que el botón queda disponible.

La pantalla está estructurada en tres columnas verticales que agrupan la siguiente información:

1. Flujo principal

Indicadores asociados al agendamiento y planificación de la jornada quirúrgica y su comparativa con la ejecución

  • Tasa de agendamiento

  • Minutos promedio de atraso

  • Duración promedio de procedimientos

  • Minutos promedio de limpieza

  • Días promedio de hospitalización

2.Desviaciones

Indicadores que implican desvíos respecto de la planificación.

  • Cancelaciones

  • Estimaciones

3.Resultados

En función de lo planificado y lo ejecutado, los resultados en cantidad de cirugía y en tasa de utilización de las unidades productivas

  • Volumen

  • Utilización

Esta pantalla opera como un resumen de las principales variables operativas y permiten conocer rápidamente la performance de una o varias instituciones en el período seleccionado. A su vez, cada una de estas tarjetas, es un botón accionable, que permite navegar en profundidad los datos asociados a cada indicador.

Navegación de componentes

Todas las pantallas tendrán la misma estructura, siguiendo el ejemplo debajo:

  • Del lado izquierdo, la zona gris permite filtrar la información en base a diferentes criterios.

  • En el centro se ubicarán los gráficos y tablas que permiten profundizar cada indicador

  • Del lado derecho, la zona violeta mostrará las oportunidades a partir de los datos, que se recomienda abordar para la mejora operativa. También aquí se encontrarán vínculos a otros indicadores que trabajados en conjunto facilitan el abordaje de dicha oportunidad, sin necesitar retornar a la pantalla principal.

  • El ícono de información mostrará cómo está compuesta la fórmula del indicador

  • El ícono de gráfico, permite ver la tendencia del indicador

Agendamiento

Esta visualización permite al usuario abordar desde diferentes ángulos cómo se comportó el proceso de agendamiento de cirugías.

Componentes de la visualización:

Recordamos que cada componente también sirve como filtro

Indicador/gráfico

Descripción

Porcentaje de agendamiento

cantidad de cirugías cuyo agendamiento se generó con al menos 24 horas de anticipación. La tarjeta incluye la diferencia frente al período anterior y al mismo período del año anterior, ambos recordando que el período es seleccionado por el usuario.

Cirugías agendadas

Cantidad de eventos quirúrgicos extraídos de la agenda

Cirugías realizadas

Total de eventos quirúrgicos ejecutados.

Cirugías subestimadas

% de cirugías en las que la duración planificada fue inferior a la duración final

Cirugías sobrestimadas

% de cirugías en las que la duración planificada fue superior a la duración final

Agendamiento según tiempo de anticipación

Segmenta el total de cirugías agendadas según cuánto tiempo antes se programaron, identificando también aquellas que se cargaron en agenda posterior a su fecha de ejecución o que no fueron cargadas en agenda.

Cirugías agendadas vs realizadas

Tendencia de los últimos 6 meses de cirugías agendadas vs realizadas, permite monitorear si hay variaciones en el comportamiento del agendamiento

Cirugías agendadas subestimadas según error de estimación

Segmenta el total de cirugías agendadas según la diferencia entre el tiempo planificado y la duración real, segmentando en franjas de 15 minutos el desvío (tiempo planificado menor al real)

Cirugías agendadas sobrestimadas según error de estimación

Segmenta el total de cirugías agendadas según la diferencia entre el tiempo planificado y la duración real, segmentando en franjas de 15 minutos el desvío (tiempo planificado mayor al real)

Atrasos

Esta visualización permite al usuario abordar desde diferentes ángulos cómo se desarrolló la jornada quirúrgica respecto a la planificación de inicio de los eventos programados y su horario real.

Componentes de la visualización

Indicador

Descripción

Atraso total en minutos

Promedio del atraso del total de cirugías realizadas vs el horario de inicio planificado (ingreso a Quirófano)

Atraso total vs propio

En aquellos casos donde es posible, se segmentan los atrasos que son atribuibles al profesional vs los que no dependen directamente de él.

Cirugías realizadas

Total de cirugías ejecutadas en el período

Demoradas

% de cirugías que comenzaron con demora (donde si el horario de inicio no es igual al horario planificado en al menos un minuto, ya se considera demorada)

Adelantadas

% de cirugías que comenzaron adelantadas (donde si el horario de inicio no es igual al horario planificado en al menos un minuto anterior, ya se considera adelantada)

En horario

% de eventos cuya hora de inicio coincide con la hora de inicio planificada

Motivos de atraso

Visualización gráfica de los motivos de atraso documentados

Atraso por profesional

Muestra de manera individual por cirujano la cantidad de eventos, el % que comenzaron demoradas y el atraso en minutos

Atraso por segmento horario

Tomando en el eje X el horario del día, muestra en qué momento se generan la mayor cantidad de atrasos. A su vez se muestra un ranking con los 3 cortes horarios que mayor atraso presentan, con los minutos promedio de atraso y el volumen

Duración promedio de procedimientos

Esta visualización permite al usuario graficar el comportamiento de uno o más días en una o más unidades productivas y comparar la planificación versus la ejecución. Permite fácilmente detectar tendencia de huecos no planeados, decisiones de última hora como movimiento de cirugías de sala, y eventos no planificados que no se ven en la gráfica de arriba (agendado) pero si en la de abajo (realizados)

La barra de desplazamiento vertical permite desplazarse entre salas, mientras que la barra horizontal, en horas y jornadas.

Para navegar esta visualización se recomienda seleccionar un día en particular o una sala o conjunto de salas, ya que una de la ventajas que ofrece es que parando el cursor sobre el evento, podemos ver los detalles y detectar, por ejemplo, si una cirugía que estaba planificada para una sala luego se ejecutó en otra, o en un horario distinto al planeado

Componentes de la visualización

Indicador

Descripción

Cirugías agendadas

Total de cirugías agendadas en el período

Cirugías realizadas

Total de cirugías ejecutadas en el período

En horario

% de eventos cuya hora de inicio coincide con la hora de inicio planificada

Adelantadas

% de cirugías que comenzaron adelantadas (donde si el horario de inicio no es igual al horario planificado en al menos un minuto anterior, ya se considera adelantada)

Demoradas

% de cirugías que comenzaron con demora (donde si el horario de inicio no es igual al horario planificado en al menos un minuto, ya se considera demorada)

Agendado por unidad productiva

Eventos agendados, vistos en línea de tiempo, por sala y por horario

Procedimientos realizados por unidad productiva

Eventos ejecutados, vistos en línea de tiempo, por sala y por horario

Minutos promedio de limpieza

Permite conocer para el período seleccionado el promedio de minutos de rotación/higiene de salas.

Esta tarjeta no es un botón accionable ya que el tiempo de limpieza es un parámetro establecido como regla. El listado de procedimientos nos permite ver la duración de este proceso para cada evento. El procesamiento de los datos fija como criterio que si una cirugia comienza en una sala dejando un intervalo menor al tiempo parametrizado desde la finalización del evento anterior, se ajusta la duración para no generar solapamiento horario. Por lo tanto el tiempo máximo de limpieza será siempre el establecido por parámetro, pero ese tiempo puede verse reducido si la cirugía siguiente comienza antes de transcurrido ese tiempo.

Días promedio de hospitalización

El promedio de permanencia en hospitalización (ALOS por su sigla en inglés) se mide en los casos donde el origen del dato contiene el tiempo total de permanencia del paciente en la institución desde su admisión hasta su alta.

Componentes de la visualización

Indicador

Descripción

ALOS (d)

Promedio de permanencia de paciente en la institución medido en días desde admisión hasta alta.

Cirugías realizadas

Total de cirugías ejecutadas en el período

Camas/dia

Valor parametrizado de camas asignadas por la institución para pacientes quirúrgicos

Pacientes

Total de pacientes admitidos en el período (quirúrgicos)

Camas ocupadas por día de la semana

Gráfico de barras que muestra por unidad de cama la ocupación por día de la semana, estableciendo como línea de referencia las camas destinadas a pacientes quirúrgicos

Ingreso/Egreso promedio de paciente

Permite segmentar por día de la semana la distribución horaria de ingresos y egresos

Estimación promedio

Muestra por profesional la cantidad de cirugías, el tiempo promedio de permanencia de pacientes y la mediana de hora de egreso

ALOS por procedimiento

Muestra por procedimiento (en horas) el promedio de permanencia en hospitalización de los pacientes

Cancelaciones

En esta visualización se profundiza la información acerca de eventos programados y cancelados, desde distintos enfoques

Componentes de la visualización

Indicador

Descripción

Cancelaciones

% de cirugías canceladas sobre el total de cirugías realizadas

Cirugías canceladas

Total de cirugías canceladas

Cirugías totales

Total de cirugías ejecutadas en el período

Canceladas por tipo de cirugía

Segmenta las cirugías canceladas en programadas y no programadas

Canceladas por turno

Segmenta las cirugias canceladas según el momento de la jornada en que se encontraba programado el evento.

Motivo de cancelación

Se muestra en un gráfico de barras horizontal ordenado de mayor a menor las cirugías canceladas según el motivo registrado

Financiador

Muestra en un gráfico la distribución de cancelaciones por financiador/convenio

Areas de servicio

Se muestra en un gráfico de barras las cancelaciones según especialidad ordenadas de mayor a menor

Profesionales

Se muestra un listado de profesionales con cirugías totales, realizadas, canceladas y su porcentaje de cancelación, ordenado de mayor a menor. El cuadro permite modificar el criterio de ordenamiento pudiendo seleccionar por volumen, por % de cancelación, creciente o decreciente.

Estimaciones

Esta visualización permite al usuario el abordaje de los desvíos de estimación de duración de procedimientos; comprendiendo el impacto que una planificación con diferencias puede impactar tanto en el atraso de la línea como en la generación de espacios ociosos no deseados.

Componentes de la visualización

Indicador

Descripción

Tasa de estimación On Time

% de cirugías realizadas cuyo tiempo planificado coincide con la duración real del procedimiento. La tarjeta abre el indicador en cantidad de cirugías ejecutadas en tiempo, subestimadas y sobrestimadas

Cirugías subestimadas

Total de cirugías cuyo tiempo planificado fue menor al tiempo de duración real

Cirugías sobrestimadas

Total de cirugías cuyo tiempo planificado fue mayor al tiempo de duración real

Cirugías realizadas

Total de cirugías realizadas

Estimación por profesional

Segmenta las cirugias por profesional e indica duración promedio, desvío promedio y desvío acumulado en el total de cirugías

Estimación por procedimiento

Segmenta las cirugías por procedimiento para identificar aquellas que presentan el mayor desvío

Total de cirugías subestimadas según error de estimación en minutos

Se grafica en agrupamientos de 15 minutos el % de cirugías subestimadas del período

Total de cirugías sobrestimadas según error de estimación en minutos

Se grafica en agrupamientos de 15 minutos el % de cirugías sobrestimadas del período

Volumen

En esta visualización el usuario puede analizar el volumen de cirugías para el período de tiempo seleccionado desde diferentes enfoques

Componentes de la visualización

Indicador

Descripción

Cantidad de cirugías

Total de eventos quirúrgicos del período seleccionado

Financiadores

Segmenta las cirugías ejecutadas según el convenio/cobertura médica del paciente

Areas de servicio

Ordenamiento de las cirugías de mayor a menor según especialidad

Procedimientos

Ordenamiento de las cirugías de mayor a menor según procedimiento

Distribución de volumen en la semana

Gráfico de barras apilado que muestra la distribución del volumen por día de la semana y turno de la jornada

Profesionales

Ordenamiento de las cirug[ias de mayor a menor segun el cirujano ejecutante

Tasa de utilización en disponibilidad

En esta visualización se muestran la utilización de los quirófanos que se calcula como el cociente entre las horas usadas dentro de la disponibilidad y la disponibilidad definida por el cliente para cada quirófano.

Disponibilidad: horario de apertura y cierre de cada quirófano

Ejemplo: si el quirófano está abierto de 10 a 22 (disponibilidad)

  1. la cirugía se hace de 18 a 20, se cuentan 2 horas usadas dentro de la disponibilidad

  2. la cirugía se hace de 18 a 23, se cuentan 4 horas usadas dentro de la disponibilidad

  3. la cirugía se hace de 22 a 24, se cuentan 0 horas usadas dentro de la disponibilidad

Componentes de la visualización

Indicador

Descripción

Utilización

Sumatoria de las horas utilizadas totales/sumatoria de las horas disponibles para agendamiento

Horas utilizadas dentro de disponibilidad

Sumatoria de horas utilizadas dentro de disponibilidad (componente de la tasa de utilización)

Utilización real por día de la semana

Tasa de utilización por día

Utilización real por unidad productiva (hs)

Cantidad de horas utilizadas y no utilizadas por sala/unidad productiva

Total de horas utilizadas

Segmenta, del total de horas utilizadas, cuántas fueron dentro y cuántas fueron fuera de la disponibilidad

Total de horas utilizadas con el recurso fuera de disponibilidad

Muestra por día de la semana las horas utilizadas fuera de disponibilidad y segmenta cuáles de ellas corresponden a cirugías identificadas como urgencia (evento no planificado) de los eventos programados

Horas agendadas

Sumatoria de horas programadas. Este gráfico tiene una línea de referencia que constituye el ideal de ocupación según estándar de la industria (utilización de 80%). A modo de ejemplo, si la disponibilidad es de 100 horas, esta línea estaría establecida en 80 y se podría ver la utilización real y la distancia entre esta y la línea objetivo. También permite ver las horas disponibles sin eventos programados.

Utilización Agendada

Muestra porcentualmente la utilización calculada como el cociente entre el total de horas agendadas dentro de la disponibilidad y la disponibilidad

Bloques

Para aquellos clientes que organizan su agenda en bloques quirúrgicos, Magic Calendar incluye indicadores de utilización efectiva de bloques.

La tasa de utilización en bloques es la relación entre las horas utilizadas dentro del bloque asignado sobre las horas disponibles del bloque. La diferencia con la tasa de utilización global, es que la base del cálculo son solo las horas destinadas a bloques. Si hay horas abiertas sin asignación, no estarán reflejadas en este cálculo.
El objetivo es acompañar en la evaluación dinámica de distribución de bloques quirúrgicos y en la toma de decisiones que ayuden a impulsar la productividad.

Componentes de la visualización

Indicador/gráfico

Descripción

Utilización del bloque

Horas utilizadas dentro del bloque asignado sobre las horas disponibles del bloque

Horas del bloque

Suma de horas asignadas a bloque en el período seleccionado

Horas utilizadas IN

Horas usadas dentro del bloque por los cirujanos que pertenecen a cada bloque

Horas planificadas IN

Horas programadas dentro del bloque por los cirujanos que pertenecen a cada bloque

Utilización por bloque

% de ocupación por cada bloque

Distribución de horas por bloque

Total de horas asignadas, planificadas y utilizadas por cada uno de los bloques

Horas dentro y fuera de bloque

Cantidad de horas utilizadas/planificadas dentro y fuera del bloque asignado. Con el selector de Ejecución/planificación se cambia la vista según lo que se quiera analizar

La actualización de esta vista es diaria, lo que significa que si un bloque se libera de manera temporal o definitiva, se descontará del total de horas disponibles y es posible analizar de manera dinámica la efectiva utilización de los espacios reservados.

Detalle de procedimientos

Para analizar en detalle los desvíos a partir de las oportunidades detectadas en los indicadores, se encuentran disponibles los datos de las cirugías con los mismos criterios de filtro en las anteriores visualizaciones.

Para acceder, cada pantalla tiene en el margen inferior izquierdo una pestaña llamada "procedimientos"

Esta pantalla mantendrá los filtros utilizados en la navegación anterior; es decir, si al navegar por ejemplo la pantalla de utilización se había seleccionado como filtro el mes de abril, en esta pantalla veremos el mismo filtro. Podremos continuar trabajando sobre el mismo período, o modificarlo desde aquí sin necesidad de retornar.

Para filtrar los procedimientos, además de seleccionar el período, es posible segmentar por área de servicio (especialidad), cirujano, turno, procedimientos, semana, o tipo de internación.

¿Es posible exportar los datos?

Si, es posible. Para exportar, navegamos hacia los (...) en la parte superior derecha de la tabla, en el menú "Más opciones"

A continuación desplegará una serie de opciones, la primera de ellas será "exportar datos"

Al seleccionar exportar, abrirá un cuadro de diálogo para confirmar. Aquí se debe mantener la selección inicial (datos con diseño actual) y luego hacer click en "exportar". Esto generará un archivo en formato excel.

Tener presente que si hay algún filtro aplicado, mantendrá los filtros, esto es muy útil para solo exportar la información que se requiere y no traer datos innecesarios (por ejemplo, si quisiera ver solo las cirugías de un profesional en un período específico de tiempo).

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