¿Qué perfiles tienen acceso al módulo de analytics?
Los perfiles de agendador, supervisor y administrador pueden acceder a los tableros de performance
¿Cómo accedo a los tableros de analytics?
Para acceder a los tableros, se debe abrir la barra lateral izquierda y desplegar el menú Analytics ➡️ Informes
¿Cuáles son los elementos de la pantalla principal?
La pantalla de inicio tendrá a la vista los principales indicadores y algunos elementos para navegar la información
En el encabezado:
Seleccionar haciendo click en el nombre del sitio o institución dentro del mismo cliente si se quiere ver solo uno. Para ver todas las sedes a la vez no es necesario hacer ninguna selección
Seleccionar el período de tiempo a analizar: La información está agrupada en meses, pero es posible ver más de un mes a la vez manteniendo apretada la tecla ctrl al tiempo que se selecciona.
Sobre el período de tiempo también se verá la última fecha de actualización de los datos.
Cada una de las tarjetas tendrá el indicador para el período elegido, y una referencia comparativa con una referencia previa. El valor de comparación por default es -12 (un año atrás), si se deseara comparar contra otra referencia, se podrá usar el selector de período de comparación desplegando el menú
Al pie de la pantalla del lado izquierdo, se encuentran las pestañas de Home, que permiten retornar a este tablero principal desde cualquier otro sitio, y la pestaña de procedimientos, que permite acceder a la tabla con la información detallada de los procedimientos para el período seleccionado. Ewstas dos pestañas están presentes en todas las pantallas de indicadores
¿Qué indicadores encuentro en la pantalla principal?
El tablero organiza la información en tres conjuntos de datos:
Indicadores asociados a la programación
Volumen de cirugías
Tasa de cancelación hasta 48 horas
Tasa de agendamiento
Indicadores asociados a la productividad
Tasa de utilización en disponibilidad
Tasa de estimación OnTime
Minutos promedio de atraso
Indicadores asociados a la productividad de Magic Calendar
Performance Global del proceso: Magic Scoring
Tasa de utilización de bloques
Calidad de datos: Completitud de registro de ejecución
Cada una de estas tarjetas, contiene a su vez una serie de gráficos e indicadores que permiten analizar la información desde distintos agrupamientos o criterios. Veremos a continuación cada uno de ellos.
Indicadores de programación
Volumen
En esta visualización el usuario puede analizar el volumen de cirugías para el período de tiempo seleccionado desde diferentes enfoques
Componentes de la visualización
Indicador | Descripción |
Cantidad de cirugías | Total de eventos quirúrgicos del período seleccionado |
Financiadores | Segmenta las cirugías ejecutadas según el convenio/cobertura médica del paciente |
Areas de servicio | Ordenamiento de las cirugías de mayor a menor según especialidad |
Procedimientos | Ordenamiento de las cirugías de mayor a menor según procedimiento |
Distribución de volumen en la semana | Gráfico de barras apilado que muestra la distribución del volumen por día de la semana y turno de la jornada |
Profesionales | Ordenamiento de las cirugías de mayor a menor segun el cirujano ejecutante |
Cancelaciones
En esta visualización se profundiza la información acerca de eventos programados y cancelados, desde distintos enfoques
Componentes de la visualización
Indicador | Descripción |
Cancelaciones | % de cirugías canceladas sobre el total de cirugías realizadas |
Cirugías canceladas | Total de cirugías canceladas |
Cirugías totales | Total de cirugías ejecutadas en el período |
Canceladas por tipo de cirugía | Segmenta las cirugías canceladas en programadas y no programadas |
Canceladas por turno | Segmenta las cirugias canceladas según el momento de la jornada en que se encontraba programado el evento. |
Motivo de cancelación | Se muestra en un gráfico de barras horizontal ordenado de mayor a menor las cirugías canceladas según el motivo registrado |
Financiador | Muestra en un gráfico la distribución de cancelaciones por financiador/convenio |
Areas de servicio | Se muestra en un gráfico de barras las cancelaciones según especialidad ordenadas de mayor a menor |
Profesionales | Se muestra un listado de profesionales con cirugías totales, realizadas, canceladas y su porcentaje de cancelación, ordenado de mayor a menor. El cuadro permite modificar el criterio de ordenamiento pudiendo seleccionar por volumen, por % de cancelación, creciente o decreciente. |
Agendamiento
Esta visualización permite al usuario abordar desde diferentes ángulos cómo se comportó el proceso de agendamiento de cirugías.
Componentes de la visualización
Indicador/gráfico | Descripción |
Porcentaje de agendamiento | cantidad de cirugías cuyo agendamiento se generó con al menos 24 horas de anticipación. La tarjeta incluye la diferencia frente al período anterior y al mismo período del año anterior, ambos recordando que el período es seleccionado por el usuario. |
Cirugías agendadas | Cantidad de eventos quirúrgicos extraídos de la agenda |
Cirugías realizadas | Total de eventos quirúrgicos ejecutados. |
Cirugías subestimadas | % de cirugías en las que la duración planificada fue inferior a la duración final |
Cirugías sobrestimadas | % de cirugías en las que la duración planificada fue superior a la duración final |
Agendamiento según tiempo de anticipación | Segmenta el total de cirugías agendadas según cuánto tiempo antes se programaron, identificando también aquellas que se cargaron en agenda posterior a su fecha de ejecución o que no fueron cargadas en agenda. |
Cirugías agendadas vs realizadas | Tendencia de los últimos 6 meses de cirugías agendadas vs realizadas, permite monitorear si hay variaciones en el comportamiento del agendamiento |
Cirugías agendadas subestimadas según error de estimación | Segmenta el total de cirugías agendadas según la diferencia entre el tiempo planificado y la duración real, segmentando en franjas de 15 minutos el desvío (tiempo planificado menor al real) |
Cirugías agendadas sobrestimadas según error de estimación | Segmenta el total de cirugías agendadas según la diferencia entre el tiempo planificado y la duración real, segmentando en franjas de 15 minutos el desvío (tiempo planificado mayor al real) |
Indicadores de productividad
Tasa de utilización en disponibilidad
En esta visualización se muestran la utilización de los quirófanos que se calcula como el cociente entre las horas usadas dentro de la disponibilidad y la disponibilidad definida por el cliente para cada quirófano.
Disponibilidad: horario de apertura y cierre de cada quirófano
Ejemplo: si el quirófano está abierto de 10 a 22 (disponibilidad)
la cirugía se hace de 18 a 20, se cuentan 2 horas usadas dentro de la disponibilidad
la cirugía se hace de 18 a 23, se cuentan 4 horas usadas dentro de la disponibilidad
la cirugía se hace de 22 a 24, se cuentan 0 horas usadas dentro de la disponibilidad
Componentes de la visualización
Indicador | Descripción |
Utilización | Sumatoria de las horas utilizadas totales/sumatoria de las horas disponibles para agendamiento |
Horas utilizadas dentro de disponibilidad | Sumatoria de horas utilizadas dentro de disponibilidad (componente de la tasa de utilización) |
Utilización real por día de la semana | Tasa de utilización por día |
Utilización real por unidad productiva (hs) | Cantidad de horas utilizadas y no utilizadas por sala/unidad productiva |
Total de horas utilizadas | Segmenta, del total de horas utilizadas, cuántas fueron dentro y cuántas fueron fuera de la disponibilidad |
Total de horas utilizadas con el recurso fuera de disponibilidad | Muestra por día de la semana las horas utilizadas fuera de disponibilidad y segmenta cuáles de ellas corresponden a cirugías identificadas como urgencia (evento no planificado) de los eventos programados |
Horas agendadas | Sumatoria de horas programadas. Este gráfico tiene una línea de referencia que constituye el ideal de ocupación según estándar de la industria (utilización de 80%). A modo de ejemplo, si la disponibilidad es de 100 horas, esta línea estaría establecida en 80 y se podría ver la utilización real y la distancia entre esta y la línea objetivo. También permite ver las horas disponibles sin eventos programados. |
Utilización Agendada | Muestra porcentualmente la utilización calculada como el cociente entre el total de horas agendadas dentro de la disponibilidad y la disponibilidad |
Estimaciones
Esta visualización permite al usuario el abordaje de los desvíos de estimación de duración de procedimientos; comprendiendo el impacto que una planificación con diferencias puede impactar tanto en el atraso de la línea como en la generación de espacios ociosos no deseados.
Componentes de la visualización
Indicador | Descripción |
Tasa de estimación On Time | % de cirugías realizadas cuyo tiempo planificado coincide con la duración real del procedimiento. La tarjeta abre el indicador en cantidad de cirugías ejecutadas en tiempo, subestimadas y sobrestimadas |
Cirugías subestimadas | Total de cirugías cuyo tiempo planificado fue menor al tiempo de duración real |
Cirugías sobrestimadas | Total de cirugías cuyo tiempo planificado fue mayor al tiempo de duración real |
Cirugías realizadas | Total de cirugías realizadas |
Estimación por profesional | Segmenta las cirugias por profesional e indica duración promedio, desvío promedio y desvío acumulado en el total de cirugías |
Estimación por procedimiento | Segmenta las cirugías por procedimiento para identificar aquellas que presentan el mayor desvío |
Total de cirugías subestimadas según error de estimación en minutos | Se grafica en agrupamientos de 15 minutos el % de cirugías subestimadas del período |
Total de cirugías sobrestimadas según error de estimación en minutos | Se grafica en agrupamientos de 15 minutos el % de cirugías sobrestimadas del período |
Atrasos
Esta visualización permite al usuario abordar desde diferentes ángulos cómo se desarrolló la jornada quirúrgica respecto a la planificación de inicio de los eventos programados y su horario real.
Componentes de la visualización
Indicador | Descripción |
Atraso total en minutos | Promedio del atraso del total de cirugías realizadas vs el horario de inicio planificado (ingreso a Quirófano) |
Atraso total vs propio | En aquellos casos donde es posible, se segmentan los atrasos que son atribuibles al profesional vs los que no dependen directamente de él. |
Cirugías realizadas | Total de cirugías ejecutadas en el período |
Demoradas | % de cirugías que comenzaron con demora (donde si el horario de inicio no es igual al horario planificado en al menos un minuto, ya se considera demorada) |
Adelantadas | % de cirugías que comenzaron adelantadas (donde si el horario de inicio no es igual al horario planificado en al menos un minuto anterior, ya se considera adelantada) |
En horario | % de eventos cuya hora de inicio coincide con la hora de inicio planificada |
Motivos de atraso | Visualización gráfica de los motivos de atraso documentados |
Atraso por profesional | Muestra de manera individual por cirujano la cantidad de eventos, el % que comenzaron demoradas y el atraso en minutos |
Total de cirugías demoradas según minutos de atraso | Segmenta las cirugías atrasadas en intervalos de 15 minutos, permitiendo analizar el impacto tanto en porcentaje sobre el total como en atraso nominal. |
Detalle de procedimientos
Para analizar en detalle los desvíos a partir de las oportunidades detectadas en los indicadores, se encuentran disponibles los datos de las cirugías con los mismos criterios de filtro en las anteriores visualizaciones.
Para acceder, cada pantalla tiene en el margen inferior izquierdo una pestaña llamada "procedimientos"
Esta pantalla mantendrá los filtros utilizados en la navegación anterior; es decir, si al navegar por ejemplo la pantalla de utilización se había seleccionado como filtro el mes de abril, en esta pantalla veremos el mismo filtro. Podremos continuar trabajando sobre el mismo período, o modificarlo desde aquí sin necesidad de retornar.
Para filtrar los procedimientos, además de seleccionar el período, es posible segmentar por área de servicio (especialidad), cirujano, turno, procedimientos, semana, o tipo de internación.
¿Es posible exportar los datos?
Si, es posible. Para exportar, navegamos hacia los (...) en la parte superior derecha de la tabla, en el menú "Más opciones"
A continuación desplegará una serie de opciones, la primera de ellas será "exportar datos"
Al seleccionar exportar, abrirá un cuadro de diálogo para confirmar. Aquí se debe mantener la selección inicial (datos con diseño actual) y luego hacer click en "exportar". Esto generará un archivo en formato excel.
Tener presente que si hay algún filtro aplicado, mantendrá los filtros, esto es muy útil para solo exportar la información que se requiere y no traer datos innecesarios (por ejemplo, si quisiera ver solo las cirugías de un profesional en un período específico de tiempo).
Magic Scoring
Tablero de Magic Scoring
La pantalla principal de Magic Scoring mostrará la performance actual del proceso frente a la medición inicial (último valor de referencia previo a la implementación de Magic Calendar). Esto es lo que conocemos como KPI Inicio.
El KPI promedio es el indicador de performance global (el score obtenido de la suma de cada uno de los puntajes de los 5 indicadores descritos) desde la implementación.
La variación mostrará la relación entre el KPI de inicio y el KPI promedio. Si la misma es positiva, se mostrará en verde, si la misma es negativa, se mostrará en rojo.
El cuadro debajo mostrará el puntaje de Magic Scoring para cada mes.
Dentro de este tablero, podremos entonces ver el puntaje y la calificación global del proceso (Magic Scoring); el volumen y su tendencia para referencia, y la performance individual de cada uno de los 5 indicadores, que justifica el puntaje obtenido, también con la tendencia y el valor de referencia inicial
En cada indicador, se podrá ver la descripción del cálculo, mientras que a la derecha se mantiene la descripción de cómo se obtiene el puntaje de cada indicador, con una graduación de la performance global en función del puntaje obtenido.
Bloques
Para aquellos clientes que organizan su agenda en bloques quirúrgicos, Magic Calendar incluye indicadores de utilización efectiva de bloques.
La tasa de utilización en bloques es la relación entre las horas utilizadas dentro del bloque asignado sobre las horas disponibles del bloque. La diferencia con la tasa de utilización global, es que la base del cálculo son solo las horas destinadas a bloques. Si hay horas abiertas sin asignación, no estarán reflejadas en este cálculo.
El objetivo es acompañar en la evaluación dinámica de distribución de bloques quirúrgicos y en la toma de decisiones que ayuden a impulsar la productividad.
Componentes de la visualización
Indicador/gráfico | Descripción |
Utilización del bloque | Horas utilizadas dentro del bloque asignado sobre las horas disponibles del bloque |
Horas del bloque | Suma de horas asignadas a bloque en el período seleccionado |
Horas utilizadas IN | Horas usadas dentro del bloque por los cirujanos que pertenecen a cada bloque |
Horas planificadas IN | Horas programadas dentro del bloque por los cirujanos que pertenecen a cada bloque |
Utilización por bloque | % de ocupación por cada bloque |
Distribución de horas por bloque | Total de horas asignadas, planificadas y utilizadas por cada uno de los bloques |
Horas dentro y fuera de bloque | Cantidad de horas utilizadas/planificadas dentro y fuera del bloque asignado. Con el selector de Ejecución/planificación se cambia la vista según lo que se quiera analizar |
La actualización de esta vista es diaria, lo que significa que si un bloque se libera de manera temporal o definitiva, se descontará del total de horas disponibles y es posible analizar de manera dinámica la efectiva utilización de los espacios reservados.
Calidad de datos
Generar datos correctos y confiables es clave para el funcionamiento de toda la inteligencia detrás de Magic Calendar, especialmente en lo referente a ejecución de cirugías. Por esto, Magic Calendar Analytics permite a los usuarios monitorear la calidad de datos en el registro de ejecución mediante este tablero
Componentes de la visualización
Indicador/gráfico | Descripción |
% de cirugías con data de ejecución completa | Cirugías que contienen información obligatoria completa sobre el total de cirugías realizadas |
Cirugías ejecutadas con datos completos | Total de cirugías marcadas como ejecutadas con registro completo de datos de ejecución |
HCirugías realizadas | Total de cirugías realizadas |
Cirugías realizadas en una unidad productiva distinta a la programada | Permite identificar las cirugías que fueron realizadas en un quirófano diferente al que figura en la programación. Este dato influye en los análisis de utilización planificada y real por quirófano. |
% de completitud por mes | Evolución mensual de completitud de datos |
% de apertura completo | Cirugías realizadas con el dato de apertura de quirófano completo sobre cirugías ejecutadas |
% de cierre completo | Cirugías realizadas con el dato de cierre de quirófano completo sobre cirugías ejecutadas |
% de cirugías con duración menor a 24 horas | Permite identificar cirugías con un posible error de registro por mal carga de fechas |
% de cirugías con fecha de inicio igual a la fecha programada | Permite identificar las cirugías cuya fecha de ejecución difiere de la fecha de programación, posiblemente por un error en el registro del dato |
Cirugías con fecha de apertura incompleta | Cantidad de cirugías con fecha de apertura incompleta |
Cirugías con fecha de cierre incompleta | Cantidad de cirugías con fecha de cierre incompleta |
Apertura y cierre mayor a 24 horas | Cantidad de cirugías con duración mayor a 24 horas (diferencia de fecha entre apertura y cierre) |
Cirugías con diferencia en fecha de ejecución | Cantidad de cirugías con fecha diferente entre programada y ejecutada |